Wednesday, May 8, 2019, 9:01 AM

Auto Attendants oder «0-7-9 het Sie gseit»

Wie wir im vergangenen Sommer über alle Radio- und Streaming-Kanäle erfahren konnten, kann es ziemlich schwierig werden, die richtige Person zu erreichen. Vermutlich kennen Sie selbst die Situation, dass Sie nicht auf Anhieb eine zuständige Person in einem fremden (oder bekannten) Unternehmen finden. Dabei bildet ein Interactive-Voice-Response System oder ein Inbound-Callcenter oft die erste Anlaufstelle. Je grösser ein Unternehmen, desto komplexer die Verbindungen. Schnell soll es gehen und unkompliziert sein. Kurzum, Sie möchten nicht 10 Millionen Kombinationen ausprobieren (oder Lo & Leduc haben sich bei 079 verrechnet). Unabhängig davon, kann mit Microsoft Teams, Bestandteil von Microsoft 365, ein Grossteil dieser Aufgabe an Auto Attendants, einem automatisierten Telefonsystem, delegiert werden.

Möglichkeiten der Verbindung

Microsoft Teams setzt alles daran, die Verbindung zum richtigen Empfänger, ohne menschliche Zwischenperson, so reibungslos wie möglich zu gestalten. So kann man eine Begrüssungsnachricht einstellen, die erste Informationen gibt. Anschliessend bekommt man ein Menü zu hören, in dem man mit Hilfe verschiedener Tastenkombinationen, weitere Entscheidungen treffen kann. Hier kann man selbst entscheiden, wie man den Anrufer weiterleiten möchte, z.B. unterteilt nach Sprache, Abteilung oder Anliegen. Es kann auch ein internes Telefonbuch aufgerufen werden. Hier bedienen sich die Auto Attendants eines Spracherkennungssystems. Der Anrufer kann den Namen oder die Abteilung einer Person sagen und wird anschliessend automatisch verbunden.

Hinzu kommt die neue Möglichkeit, mit Call- und Online-Meeting-Bots bei der automatisierten Interaktion mit Anrufern, eigene Systeme miteinzubinden und dabei auch Audio- und Video-Streams anzubieten oder zu analysieren. Das heisst, man kann dem Bot mit einer Video-Animation noch mehr Leben einhauchen.

Auto Attendants sind immer verfügbar

Ein weiterer ganz pragmatischer Vorteil von Auto Attendants ist, dass Sie für Ihr Team da sind, wenn andere im Urlaub oder Feierabend sind. Sind keine Mitarbeiter anwesend, kann der Auto Attendant zur Unterstützung der Mitarbeiter so programmiert werden, dass er automatisch auf den Anrufbeantworter der gewünschten Person oder eine Pikettnummer umschaltet.

Dank den vielfältigen Möglichkeiten eigene Applikationen mit Bots in die Telefonie mit Microsoft Teams anzubinden, ergeben sich komplett neue Optionen für die intelligente Interaktion mit Ihrem Unternehmen. Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung, um Ihnen mehr zur Einbindung von Auto Attendants, Call- und Online-Meeting-Bots aufzuzeigen. Selbstverständlich können Sie uns auch Fragen, wenn es einfach nur um die Konfiguration einer eingängigen Wartemusik vor dem nächsten Sommer geht.

Published in the Ventoo Blog on Wednesday, May 8, 2019, 9:01 AM by Patrick Lüthi.
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